Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych.

Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej.

W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7.296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach.

Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:

✓odpowiedzialność,
✓dobra organizacja własnej pracy,
✓dbałość o szczegóły,
✓skrupulatność i dokładność,
✓dyscyplina,
✓dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.

Audit Booking Coordinator pełni funkcję

✓kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,
✓istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,
✓osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy

✓przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,

kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym

✓inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,
✓pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,
✓weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,
✓tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,
✓monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,
✓potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,
✓komunikacja z klientami w razie potrzeby,
✓przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,
✓stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,
✓cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,
✓przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,
✓przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,
✓przydzielanie audytorów do audytów,
✓przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,
✓udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,
✓promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,
✓utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,
✓wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,
✓wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Czego oczekujemy

✓Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),
✓znajomość programów MS Office,
✓wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,
✓umiejętność pracy pod presją czasu,
✓bardzo dobra dbałość o szczegóły,
✓umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,
✓zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,
✓umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,
✓pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,
✓doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,
✓umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,

Korzyści z pracy w zespole Eurofins

✓Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce,
✓międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi,
✓praca w 100% zdalna,
✓elastyczna forma czasu pracy,
✓prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.